Hướng dẫn lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên iHOADON theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ kê khai và khấu trừ thuế TNCN, các doanh nghiệp chi trả thu nhập phải lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ có thu nhập chịu thuế. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên iHOADON. Tham khảo ngay nhé.

1. Hướng dẫn lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm iHOADON

Để thực hiện lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN, người dùng thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Đăng ký sử dụng chứng từ

Theo quy định tại Khoản 21, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập cần đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT và phải được Cơ quan Thuế chấp nhận.

- Lập tờ khai đăng ký sử dụng:

Đầu tiên, bạn thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử bằng cách truy cập website iHOADON theo đường dẫn: ihoadon.com.vn. Sau đó tiến hành đăng nhập tài khoản.

Từ màn hình chính, chọn “Đăng ký sử dụng”. Phần mềm mở ra màn hình chọn thao tác xử lý, chọn mục “Chứng từ” để bắt đầu lập tờ khai

- Điền tờ khai và ký nộp:

Đầu tiên, Anh/Chị điền đầy đủ thông tin trên tờ khai như sau:

+ Chọn “Đăng ký mới” nếu đơn vị đăng ký sử dụng lần đầu. Người dùng điền đầy đủ các thông tin trên tờ khai theo hướng dẫn. Sau đó chọn chữ ký số rồi ấn nộp tờ khai.

+ Chọn “Thay đổi thông tin” nếu đơn vị trường hợp đơn vị đã đăng ký tờ khai trước đó và cần thay đổi câp nhật thông tin mới

+ Chọn “Đã được CQT chấp nhận” nếu đơn vị đã đăng ký tờ khai ở NCC khác và cần cập nhật tờ khai sang phần mềm iHOADON

Thông tin đơn vị: Hệ thống tự động lấy theo thông tin đơn vị, Anh/Chị thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa thông tin (nếu có)

Loại chứng từ sử dụng: Chọn "Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân"

Thông tin chữ ký số: Người dùng chọn chữ ký số cần đăng ký cơ quan thuế

Nhấn Nộp tờ khai cho CQT để thực hiện ký số tờ khai đăng ký và gửi tờ khai lên Cơ quan thuế.

- Theo dõi kết quả đăng ký và lịch sử truyền nhận tờ khai với Cơ quan Thuế:

Sau khi nộp hồ sơ, người dùng ấn F5 kiểm tra trạng thái tờ khai. Nếu cơ quan thuế chấp nhận là thành công.

Bước 2: Thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ

Để thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ, Cá nhân/tổ chức cần thêm mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN của năm hiện tại để làm căn cứ lập chứng từ khấu trừ thuế.

Tại Trang chủ => Chọn “Tạo mẫu"

Tại danh sách mẫu, nhấn vào Tạo mẫu. Thực hiện chọn mẫu theo các điều kiện sau:

+ Loại hóa đơn: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

+ Loại mẫu: Mẫu cơ bản

+ Ngôn ngữ: Tiếng Việt/ Song ngữ

+ Khổ giấy: A4 dọc

Thiết lập các thông tin trên mẫu chứng từ

+ Ký hiệu mẫu chứng từ: gồm 07 ký tự là 03/TNCN

+ Ký hiệu chứng từ: gồm 06 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số được quy định như sau:

+ Hai chữ đầu “CT/” là chữ viết tắt của chứng từ

+ Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập chứng từ được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch

+ Chữ cuối là chữ “E” thể hiện hình thức chứng từ là điện tử

Thiết lập ảnh nền, định dạng chữ, màu chữ thực hiện giống như khi thiết lập mẫu hóa đơn

Cuối cùng người dùng kiểm tra lại thông tin rồi ấn ghi.

Lưu ý: Theo quy định của Nghị định 70, không được phép sửa hoặc bỏ các chỉ tiêu trên mẫu

Sau khi tạo mẫu thành công và tờ khai đăng ký chứng từ khấu trừ thuế được chấp nhận, anh chị có thể thực hiện lập - xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên hệ thống.

Để lập mẫu thư xác nhận nếu có nhu cầu, đơn vị làm thao tác tương tự như lập mẫu thuế thu nhập cá nhân.

Đơn vị vào phần chọn loại mẫu thư xác nhận => Tại danh mục loại hóa đơn chọn Chứng từ khấu trừ thuế TNCN => Danh mục loại mẫu chọn Thư xác nhận => Đơn vị có thể chỉnh sửa bỏ hoặc thêm các chỉ tiêu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị mình.

Bước 3: Lập chứng từ khấu trừ thuế

Sau khi tạo mẫu xong đơn vị vào danh mục phía tay trái để chọn danh mục Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để tạo chứng từ

Từ giao diện lập chứng từ có 2 cách để xuất

Cách 1: Thao tác lập chứng từ thủ công

Tại giao diện, Ấn lập chứng từ. Sau đó điền tất cả các chỉ tiêu sao đỏ

Ấn xuất chứng từ để thực hiện ký - xuất chứng từ

Chứng từ xuất thành công có thêm số chứng từ và chữ ký của đơn vị

Cách 2: Tạo excel để xuất nhiều chứng từ 1 lúc

Tại giao diện => Mở rộng => Nạp chứng từ từ excel => Ấn tại đây để lấy file mẫu => Điền toàn bộ nội dung các chỉ tiêu trong file => Đơn vị ấn lưu file.

Quay lại phần mềm => Chọn file => Đọc file excel => Chọn thay thế toàn bộ hoặc thêm tiếp để phù hợp với mục đích của đơn vị.

Lúc này trên giao diện đơn vị kiểm tra lại bằng cách xem trước chứng từ. Nếu đã chính xác thì đơn vị có thể ấn xuất chứng từ luôn (Ghi tạm để ký 1 cái 1).

Sau khi ký đơn vị kiểm tra lại trạng thái của chứng từ đã được cơ quan thuế tiếp nhận thì sẽ được phép gửi chứng từ cho người lao động. Còn trường hợp trạng thái ghi là CQT không tiếp nhận thì đơn vị ktra lại lý do và khắc phục lỗi, xuất lại chứng từ cho đến khi được cơ quan thuế tiếp nhận.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn điền chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo nghị định 70/2025/NĐ-CP

Bước 4: Lập thư xác nhận thu nhập (Nếu cần)

Để lập thư xác nhận nếu có nhu cầu, đơn vị làm thao tác tương tự như lập chứng từ thuế thu nhập cá nhân. Xem chi tiết TẠI ĐÂY

Bước 5: Xử lý chứng từ

Tại thanh menu dọc, chọn Quản lý hóa đơn -> chọn Xử lý chứng từ để vào danh sách thực hiện xử lý

Với chứng từ đã xuất mà phát hiện sai sót thì anh/chị thực hiện xử lý chứng từ theo hướng dẫn sau:

Lưu ý: Trường hợp các chứng từ theo mẫu chứng từ của TT78 và TT32 trước đó, các TH này bắt buộc phải xuất chứng từ thay thế.

*Trường hợp thay thế chứng từ

Tích vào ô vuông trước chứng từ gốc sai sót cần thay thế => Thay thế => Lập chứng từ thay thế => Điền lại thông tin mới => Ghi => Kiểm tra lại dữ liệu đúng rồi ấn xuất chứng từ.

*Thông báo chứng từ có sai sót với cơ quan thuế

Cũng tại giao diện xử lý chứng từ tích vào ô vuông trước chứng từ gốc => Báo cáo CQT hóa đơn sai => Điền lý do => Gửi => Kiểm tra trạng thái gửi Cơ quan thuế (CQT chấp nhận hoặc không chấp nhận).

Biên bản thu hồi chứng từ đơn vị sẽ lập mẫu bên ngoài ký đóng dấu 2 bên và lưu tại nội bộ.

Nếu nộp cho mẫu cũ thì cần chọn lại chỗ "loại áp dụng HĐ ĐT" thành "Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo nghị định số 123/2020/NĐ-CP" (Hệ thống đang để mặc định là theo Nghị Định 70)

Trường hợp Cơ quan Thuế gửi thông báo yêu cầu đơn vị rà soát và giải trình cho chứng từ này, thì đơn vị cần phải tích chọn vào CT CQT yêu cầu rà soát và nhập thêm các thông tin Số TB của CQT và Ngày TB của CQT.

Nhấn vào Gửi thông báo cho CQT để gửi thông báo danh sách chứng từ sai sót cho CQT

*Điều chỉnh chứng từ

- Trường hợp chứng từ chỉ bị sai tên,địa chỉ (thông tin của người lao động) thì đơn vị chỉ cần báo CQT và làm biên bản điều chỉnh đính kèm gửi cho người lao động.

Tích vào ô vuông trước chứng từ gốc => Báo cáo CQT chứng từ sai => Điền lý do => Gửi.

Ktra trạng thái gửi CQT (Cơ quan thuế chấp nhận hoặc không chấp nhận).

Biên bản điều chỉnh chứng từ đơn vị sẽ lập mâu bên ngoài ký đóng dấu 2 bên và lưu tại nội bộ.

- Trường hợp sai các chỉ tiêu từ 13-19 hoặc MST của người lao động thì đơn vị làm chứng từ điều chỉnh

Người dùng tích vào ô vuông trước chứng từ gốc => Điều chỉnh => Lập chứng từ điều chỉnh => Điền giá trị chênh lệch => Ghi => Kiểm tra lại dữ liệu đúng rồi ấn xuất chứng từ.

Cũng tại giao diện xử lý chứng từ tích vào ô vuông trước chứng từ gốc -=> Báo cáo CQT hóa đơn sai => Điền lý do => Gửi => Ktra trạng thái gửi CQT (Cơ quan thuế chấp nhận hoặc không chấp nhận).

Biên bản điều chỉnh đơn vị sẽ lập mẫu bên ngoài ký đóng dấu 2 bên và lưu tại nội bộ.

Trên đây là hướng dẫn lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm iHOADON chi tiết, chính xác. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0911 876 893  /  Ms. Yên 0914 975 209 

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT