Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế mới nhất 2022

Tổng hợp chứng từ kế toán là việc quan trọng và cần thiết của một kế toán để phục vụ lưu trữ và kê khai thuế. Bên cạnh đó, việc xử lý các chứng từ bị mất cũng quan trọng. Cụ thể bài viết dưới đây EFY sẽ cùng bạn tìm hiểu một trường hợp cụ thể về việc xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế? Mẫu biên bản mất hóa đơn và mức phạt đối với việc mất hóa đơn mới nhất?

1. Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Khi làm mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế, bên mua cần tiến hành liên hệ với bên bán để cùng tiến hành các thủ tục sau:

Xử lý khi mất hóa đơn đầu vào

Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc làm mất hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC, biên bản ghi nhận sự việc cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Biên bản ghi nhận sự việc phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào

- Hai bên phải ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản

Mẫu biên bản mất hóa đơn

Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn

Theo quy định pháp luật hiện hành, khi bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2, bên bán sẽ hỗ trợ sao chụp liên 1 của hóa đơn, trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua bắt buộc ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu. Người mua có thể sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Lưu ý: 2 bên bán và mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Bước 3: Lập báo cáo mất hóa đơn nộp cơ quan Thuế

Lập báo cáo (mẫu BC21/AC) về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Hiện nay có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua trực tuyến qua mạng nên mẫu BC21/AC có thể làm trên HTKK hoặc kê khai trực tuyến trên trang thuedientu.gov.gdt.vn.

2. Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào hiện nay

Theo quy định hiện hành tại điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, đã quy định xử phạt mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể mỗi trường hợp sẽ có mức phạt khác nhau.

Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu

2.1. Phạt cảnh cáo

Đây là mức phạt nhẹ nhất được áp dụng với các đối tượng phạm phải hành vi sau:

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

2.2. Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng - 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Lưu ý: trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

2.3. Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng

Những đối tượng vi phạm các hành vi sau sẽ bị phạt ở mức này. Cụ thể:

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

2.4. Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng

Tùy theo mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5 -10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.

Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1, 2, 3 Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Ngoài ra, đối với các trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn do lỗi của bên thứ 3, nếu bên thứ 3 thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, còn nếu bên thứ 3 thực hiện giao dịch với người mua thì người mua sẽ là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ 3 lập biên bản ghi nhận sự việc về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Bài viết trên đây EFY đã hướng dẫn các bạn cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế và mức phạt cụ thể với các hành vi cụ thể khi làm mất hóa đơn. Mặt khác, chưa bắt buộc 100% các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử nhưng để tránh rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn, các đơn vị nên áp dụng chuyển đổi dùng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử không chỉ tránh được rủi ro mất, cháy, hỏng mà còn tiết kiệm chi phí, thời gian và thuận tiện quản lý hóa đơn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HuongNT