Nguyên Tắc Khi Lập - Xuất Hoá Đơn Đúng Quy Định Mà Kế Toán Cần Nắm Vững

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử việc lập và xuất sai hóa đơn có thể thiệt hại không những cho người mua lẫn cả người bán mà còn có thể là vi phạm quy định của pháp luật. Do vậy, các doanh nghiệp cũng như kế toán cần nắm rõ những lưu ý quan trọng, cần thiết, giúp doanh nghiệp tránh được những sai phạm không đáng có khi tiến hành khi lập và xuất hóa đơn, đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc lập - xuất hoá đơn theo quy định

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử

1. Các văn bản luật liên quan đến lập và xuất hóa đơn cần nhớ

Những văn bản liên quan đến lập và xuất hóa đơn hiện đang áp dụng mà bạn cần lưu ý:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi Thông tư 156/2013/TT-BTC, Thông tư 111/2013/TT-BTC, Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 08/2013/TT-BTC, Thông tư 85/2013/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế;
• Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư 32/2017/TT-BTTTT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử và cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước;
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ;
• Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

Đặc biệt với hình thức hóa đơn điện tử, kế toán viên cần tập trung tham khảo những văn bản chính sau: Nghị định 119/2014/NĐ-CP, Thông tư 32/2014/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa và thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mõi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại điều này.

3. Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT

Về nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT thì các doanh nghiệp khi lập hóa đơn phải đảm bảo những điều sau:

• Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Không được tẩy xóa, sửa chữa;
• Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè chữ lên chữ in sẵn;
• Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

4. Quy định các tiêu thức bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn khi lập

Quy định tiêu thức bắt buộc trên hoá đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

a. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn,số hóa đơn;

b. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ( nếu người mua có mã số thuế);

d. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ. Tổng số tiền thanh toán;

e. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra,có một số trường hợp thì nội dung của hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ đúng theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Những nguyên tắc khi lập và xuất hoá đơn điện tử trên đây các kế toán cần phải thực hiện đúng để đảm bảo hoá đơn khi lập, xuất đảm bảo đúng quy định về hoá đơn hợp lệ, hợp pháp, tránh những rủi ro, vi phạm không đáng có

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhNTH