Nguyên Tắc Xuất Hóa Đơn Điện Tử Kế Toán Cần Nắm Vững

Hiện nay, hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, giúp kế toán lập, tra cứu và lưu trữ dễ dàng, thuận tiện. Trong quá trình sử dụng, có một số nguyên tắc mà kế toán và doanh nghiệp cần nắm vững khi xuất hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ có những giải đáp chi tiết điều này.

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Căn cứ pháp lý:

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP

Nghị định số 04/2014/NĐ-CP

Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Thông tư 119/2014/TT-BTC

Thông tư số 26/2015/TT-BTC

Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Thông tư số 68/2019/TT-BTC

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

1.1. Nguyên tắc tiêu thức thể hiện trên hóa đơn khi xuất

Khi xuất hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp, hóa đơn cần phải ghi rõ và đầy đủ các nội dung dưới đây:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra, đối với một số ngành đặc thù cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng là các cá nhân, hộ gia đình như: dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm… thì hoá đơn điện tử không nhất thiết phải đầy đủ các nội dung bắt buộc trong hóa đơn, mà chỉ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản:

- Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ của người mua;

- Tên hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng; tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.

Đối với tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.

1.2 Quy định về xuất hóa đơn

- Doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức phải lập hóa đơn khi mua bán hàng hóa hay dịch vụ theo quy định của pháp luật, lưu giữ và giao cho khách hàng.

- Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu dịch vụ, hàng hóa không phân biệt đã thanh toán tiền hay chưa.

- Khi xuất hóa đơn GTGT, cần cung cấp các chứng từ cần thiết gồm: hợp đồng mua hoặc bán hàng hóa cần ghi rõ danh mục các mặt hàng mua vào hoặc bán ra, Phiếu xuất/nhập kho, Phiếu thu/chi tiền giao dịch/Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

2. Nguyên tắc xử lý hóa đơn đã xuất

Nguyên tắc xử lý hóa đơn đã xuất

2.1 Nguyên tắc xử lý hóa đơn đã xuất nhưng bị trả lại

Trong quá trình bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, một số trường hợp hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp khi đã xuất bán cho khách hàng nhưng bị trả lại xuất phát từ nhiều lý do: chất lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp không đạt yêu cầu hay khách hàng kết thúc hợp đồng trước thời hạn

Đối với mỗi trường hợp khác nhau thì cách xử lý hóa đơn đã xuất cũng không giống nhau.

- Trường hợp 1: Hóa đơn đã xuất nhưng chưa bàn giao hàng hóa, dịch vụ thì người mua thực hiện hủy giao dịch mua bán. Trường hợp này hóa đơn sẽ được bên bán hủy trên cơ sở giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không thể thực hiện.

- Trường hợp 2: Hóa đơn đã xuất kèm theo bên mua đã nhận hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, do một số nguyên nhân mà bên mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, dịch vụ.

+ Trường hợp bên mua là doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng hóa đơn GTGT: Bên mua xuất hóa đơn trả lại hàng hóa cho bên bán, trên hóa đơn phải ghi rõ “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).”

+ Trường hợp bên mua là đối tượng không có hóa đơn (cá nhân): Hai bên lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

+ Trường hợp bên mua là doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn bán hàng (kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp): Phương án xử lý tương tự như với đối tượng cá nhân không có hóa đơn. Nội dung này được hướng dẫn tại Công văn 4122/TCT-CS ngày 19/11/2012 của Tổng cục Thuế.

2.2 Nguyên tắc xử lý hóa đơn bị sai khi đã xuất cho khách hàng

Xử lý hóa đơn đã xuất

Về nguyên tắc khi đã xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, phát hiện hóa đơn có sai sót sẽ được xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây:

- Trường hợp 1: Hóa đơn được lập phát hiện sai sót nhưng chưa giao cho người mua:

+ Đơn vị thực hiện hủy hóa đơn sai sót

+ Lập hóa đơn mới và giao cho người mua

- Trường hợp 2:  Hóa đơn điện tử đã xuất nhưng phát hiện sai sót đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc đã giao hàng nhưng hai bên chưa kê khai thuế:

+ Người bán lập biên bản hủy hóa đơn ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

+ Người bán thực hiện Hủy hóa đơn sai sót

+ Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu …, gửi ngày … tháng … năm…”

Lưu ý: Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã xuất phát hiện sai sót đã được gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:

+ Người bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua;

+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót để gửi cho người mua, trên hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

- Trường hợp 4: Hóa đơn đã lập chỉ có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua có thể áp dụng theo 2 phương án giải quyết:

+ Phương án 1: Căn cứ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC áp dụng chung cho quy định về hóa đơn thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn khác.

+ Phương án 2: Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC áp dụng cho hóa đơn điện tử thì các bên thực hiện lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.

3. Một số lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

- Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn, ghi rõ khách hàng lẻ không lấy hóa đơn.

- Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.

- Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn.

- Nội dung trong hóa đơn điện tử yêu cầu rõ ràng chính xác, danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…

- Trước ngày 01/11/2020, đối với hóa đơn bán hàng dưới 200.000 đồng, không cần phải xuất hóa đơn điện tử từng lần bán hàng trừ khi khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn. Cuối ngày, đơn vị xuất 1 hóa đơn tổng hợp cho tất cả các lần bán hàng này.

- Từ ngày 01/11/2020, không phân biệt giá trị hóa đơn, tất cả các lần bán hàng hóa, dịch vụ của đơn vị đều thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định.

Với mỗi doanh nghiệp nói chung và kế toán nói riêng, những nội dung về nguyên tắc xuất hóa đơn đều cần phải nắm bắt đầy đủ và chi tiết nội dung thông tin, quy định để tránh những sai xót và vướng mắc trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT