Phiếu chi là gì? Hướng dẫn cách ghi phiếu chi mới nhất theo quy định

22/07/2024 15:00:42

Phiếu chi là loại chứng từ kế toán quan trọng và không thể thiếu. Vậy phiếu chi là gì? Cách ghi phiếu chi thế nào cho đầy đủ và chính xác. Tham khảo bài viết dưới đây của iHOADON để có thêm thông tin nhé.

1. Phiếu chi là gì?

Phiếu chi là một loại chứng từ kế toán quan trọng

Phiếu chi là một loại chứng từ được sử dụng để ghi nhận và chứng minh một khoản tiền thanh toán cụ thể nào đó.

Phiếu chi thường được sử dụng trong doanh nghiệp để thanh toán các khoản chi phí cho nhân viên hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.

Phiếu chi có thể lập dưới dạng bảng giấy hoặc bản điện tử.

+ Phiếu chi bản cứng thường là các mẫu được in sẵn và điền thông tin thủ công gồm một số trường thông tin như số phiếu, ngày lập, tên người nhận, số tiền, mô tả chi phí… Phiếu chi bản cứng thường được nộp để thanh toán kèm theo hóa đơn hoặc chứng từ khác.

+ Phiếu chi điện tử thường được tạo và gửi thông qua các phương tiện điện tử như email, tệp PDF, biểu mẫu web… Phiếu chi điện tử có thông tin tương tự như bản cứng nhưng cũng có thể bao gồm thêm các thông tin bổ sung như số tài khoản cần thanh toán hay trạng thái cần phê duyệt.

2. Nội dung chính và hướng dẫn cách điền phiếu chi chính xác nhất

Hướng dẫn cách điền phiếu chi đầy đủ và chính xác nhất

Nội dung của phiếu chi sẽ bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin chung trên phiếu chi:

+ Tên đơn vị sử dụng phiếu chi (tên doanh nghiệp)

+ Địa chỉ của đơn vị sử dụng phiếu chi

+ Số phiếu chi

+ Ngày lập phiếu chi

- Thông tin về người nhận tiền

+ Họ và tên đầy đủ người nhận tiền

+ Chức vụ (nếu có)

+ Địa chỉ người nhận tiền

- Thông tin về khoản tiền thanh toán

+ Số tiền thanh toán cả bằng số và bằng chữ

+ Lý do thanh toán là gì (cần mô tả chi tiết về khoản chi phí)

+ Căn cứ thanh toán nếu có

- Thông tin về phương thức thanh toán

+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản ngân hàng)...

- Thông tin về người lập phiếu và người phê duyệt

+ Họ tên người lập phiếu

+ Chức vụ người lập phiếu

+ Ký tên người lập phiếu

+ Họ tên người phê duyệt (nếu có)

+ Chức vụ người phê duyệt (nếu có)

+ Ký tên người phê duyệt (nếu có)

Ngoài ra, trên phiếu chi còn có thể có thêm một số thông tin về hóa đơn thanh toán hoặc ghi chú khác nếu cần thiết.

Lưu ý:

- Nội dung trên phiếu chi phải đầy đủ, chính xác.

- Phiếu chi được lập làm 2 bản, 1 bản lưu trữ tại đơn vị sử dụng phiếu, 1 bản giao cho người nhận tiền

- Phiếu chi phải được ký tên và đóng dấu của người lập phiếu và người phê duyệt.

Quy định về hóa đơn thanh toán

Phiếu chi nên đính kèm với hóa đơn thanh toán hoặc các chứng từ hỗ trợ khác với phiếu chi

Trên hóa đơn thanh toán cần ghi rõ các thông tin về:

+ Tên người bán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ

+ Địa chỉ người bán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ

+ Mã số thuế của người bán (nếu có)

+ Số hóa đơn

+ Ngày lập hóa đơn

+ Nội dung hàng hóa, dịch vụ mua bán

+ Số tiền thanh toán cả bằng số và chữ

+ Ký tên đóng dấu của người bán hoặc đại điện đơn vị cung cấp dịch vụ

3. Những lưu ý khi lập phiếu chi

Một số lưu ý khi lập phiếu chi

3.1 Đơn vị tiền tệ sử dụng

Đơn vị tiền tệ trong kế toán là đồng Việt nam (ký hiệu quốc gia là “đ” , ký hiệu quốc tế là “VNĐ”) là đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi sổ kế toán, trình bày báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nghiệp vụ thu chi chủ yếu bằng ngoại tệ và đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định thì doanh nghiệp có thể chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.

Doanh nghiệp có nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ phải căn cứ theo quy định của luật kế toán để xem xét và đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị tiền tệ và chịu quyết định đó trước pháp luật. Khi thực hiện lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3.2 Chữ ký trên phiếu chi

Chữ ký trên chứng từ kế toán được quy định như sau:

- Chứng từ kế toán có đầy đủ chữ ký theo chức danh theo quy định

- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai

- Không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn

- Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

- Chữ ký của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ

- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký

- Nghiêm cấm ký phiếu chi trước khi chưa đầy đủ nội dung bởi trách nhiệm thuộc về người ký

- Chứng từ kế toán chi tiền phải có người duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.

- Chữ ký dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

- Chứng từ điện tử phải được ký điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

3.3 Quy định về bảo quản, lưu trữ phiếu chi

- Phiếu thu, phiếu chi được kế toán bảo quản đầy đủ và an toàn

- Trường hợp tài liệu kế toán bị tịch thu hoặc tạm giữ thì cần có biên bản kèm theo bản sao chụp của tài liệu trước đó.

- Nếu tài liệu bị mất hoặc hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc bản xác nhận

- Tài liệu kế toán lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

- Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định: ít nhất 5 năm với tài liệu kế toán dùng cho việc quản lý và điều hành, ít nhất 10 năm với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, Lưu trữ vĩnh viễn với tài liệu kế toán có tính sử liệu hoặc có ý nghĩa quan trọng về an ninh quốc phòng.

Trên đây là những quy định về phiếu chi là gì? Hướng dẫn cách điền phiếu chi chính xác nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY