Song hành cùng việc sử dụng hóa đơn giấy là những thói quen lưu trữ và bảo quản hóa đơn giấy trong kho với hộp, thùng, sổ sách chứng từ. Sử dụng hóa đơn điện tử đơn vị cũng cần làm quen với một số phương thức quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử đã xuất

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”

Khi đơn vị sử dụng và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì hóa đơn sẽ được lưu trên phần mềm và có phương án lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, hệ thống của nhà cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử cũng tự động sao lưu trực tuyến. Khi máy tính, thiết bị của đơn vị hỏng thì dữ liệu được khôi phục một cách thuận tiện. Do vậy, khác với hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử sẽ xoá bỏ hoàn toàn các trường hợp bị mất, hỏng hoá đơn.

Tại phần mềm iHOADON do EFY Việt Nam cung cấp, toàn bộ dữ liệu hoá đơn đã xuất, điều chỉnh, thay thế được quản lý và tổng hợp báo cáo theo từng danh sách. Người dùng thuận tiện trong việc tra cứu và quản lý hoá đơn của đơn vị mình.

Đồng thời, EFY Việt Nam cung cấp hệ thống website giúp đơn vị tra cứu thông tin, báo cáo hoá đơn mọi lúc, mọi nơi tại www.ihoadon.vn. Trường hợp khách hàng của đơn vị cũng có thể trực tiếp tra cứu và tải hóa đơn về máy tính.

Hoá đơn điện tử đã xuất ngoài việc được quản lý và lưu trữ trên phần mềm, iHOADON thường xuyên sao lưu dữ liệu và cập nhật tự động về server của nhà cung cấp giải pháp để tránh trường hợp hỏng, mất máy tính. Đơn vị liên hệ với EFY Việt Nam để được khôi phục dữ liệu.

2.Quản lý và lưu trữ Hóa đơn đầu vào

Trường hợp đơn vị nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán thì có một số phương án lưu trữ và bảo quản như sau:

-Khách hàng nhận được hóa đơn qua email của bên bán: Tùy vào nhà cung cấp gửi định dạng file hóa đơn là PDF, XML mà đơn vị thực hiện lưu trữ theo file dữ liệu hóa đơn.

Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD, ổ cứng máy tính …

-Trường hợp bên bán xuất hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy thì đơn vị thực hiện lưu trữ như hoá đơn giấy.

Theo quy định của cơ quan Thuế, hóa đơn được lập phải lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật kế toán là 10 năm. Vì vậy, đơn vị cần chọn lựa nhà cung cấp hỗ trợ phương thức tra cứu hóa đơn và có phương án tối ưu về lưu trữ hóa đơn.

✅✅Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Tổng đài 19006142 Bấm phím 2

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

VinhLD