Quy định về chữ ký số trên Hoá đơn điện tử - Nội dung quan trọng Doanh nghiệp cần lưu ý

Trong quá trình thông báo phát hành, khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng hoàn toàn chữ ký số thay thế cho chữ ký tay và dấu đỏ. Nhưng không phải việc sử dụng chữ ký số là chỉ cắm USB Token và nhập mã pin ký số là xong, kế toán viên cần còn cần nắm vững các quy định khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử để hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.

Quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC từ ngày 01/11/2020, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ngay ở thời điểm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành áp dụng hình thức hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hình thức hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc về những quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Dưới đây là những nội dung quan trọng trong quy định chữ ký số trên hoá đơn điện tử.

1. Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là gì?

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được định nghĩa là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Cụ thể hơn, chữ ký số khóa công khai (hay hạ tầng khóa công khai) là mô hình sử dụng các kỹ thuật mật mã để gắn với mỗi người sử dụng một cặp khóa công khai - bí mật và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. Khóa công khai thường được phân phối thông qua chứng thực khóa công khai.

Chữ ký số được coi là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đẩy đủ tính chất pháp lý và công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa không thể sửa đổi sau khi ký.

2. Quy định về chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử

Quy định về chữ ký số người bán trên hoá đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về chữ ký số người bán trên hoá đơn điện tử:

• Với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
• Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đồng thời, kế toán doanh nghiệp tổ chức cần phải lưu ý về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử như sau:

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù cung cấp điện, nước, truyền hình, viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin…có hướng dẫn riêng của Tổng cục Thuế. Do vậy, các kế toán viên cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo đáp ứng đúng quy định về Ngày hóa đơn và Thời điểm ký số khớp nhau tránh trường hợp hóa đơn không hợp lệ.

3. Quy định về chữ ký số người mua trên hoá đơn điện tử

Quy định về chữ ký số người mua trên hoá đơn điện tử

Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, đơn vị kế toán và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên hoá đơn:

- Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử.

- Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… không cần chữ ký số người mua

Riêng trường hợp hai bên mua – bán có thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử yêu cầu đầy đủ chữ ký số của bên bán và bên mua thì quy định pháp luật ưu tiên tôn trọng thỏa thuận của hai bên.

4. Quy định ký số trên hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế 

Quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc lập hóa đơn điện tử có mã của CQT như sau:

"(1)Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản được cấp khi đăng ký để:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

- Ký số trên các hóa đơn điện tử đã lập và gửi để CQT cấp mã

(2) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử để:

- Lập hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Ký số trên hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để CQT cấp mã."

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế thì khi lập hóa đơn thì người lập là đối tượng sử dụng hóa đơn bắt buộc phải ký số trên hóa đơn đã lập.

5. Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua

Những trường hợp hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số người bán và người mua

Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

- Trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua (gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài)

- Đối với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và giữa người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa 02 bên

- Đối với hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua và người bán

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.

- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.

- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.

- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

6. Quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử đảm bảo là chữ ký số an toàn

Quy định về chữ ký số đảm bảo là chữ ký số an toàn

Chữ ký số được sử dụng để thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước phải đảm bảo là chữ ký số an toàn. Theo đó, chữ ký số ký trên hóa đơn điện tử gửi cho Cơ quan Thuế cần đảm bảo các điều kiện được quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện dưới đây:

- Thứ nhất, chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số

- Thứ hai, chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng

- Thứ ba, khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký hóa đơn điện tử.

Trên đây là những nội dung quan trọng trong quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý và thực hiện đúng các nội dung trong quy định, tránh những rủ ro sai phạm ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá dơn điện tử.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

ThuongNTH