Hướng Dẫn Thay Đổi Tên, Địa Chỉ Công Ty Trên Hoá Điện Tử | Hoá Đơn Điện Tử EFY-iHOADON

Tên, địa chỉ công ty là một trong những thông tin quan trọng và tiêu chí bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên hoặc di dời địa chỉ kinh doanh thì ngoài các hồ sơ cần hoàn thành tại Sở Kế hoạch đầu tư, cơ quan thuế quản lý cũ, cơ quan thuế quản lý mới thì cần thay đổi tên, địa chỉ trên hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào?

Thay đổi tên/ địa chỉ trên hoá đơn điện tử

Quy định về việc xử lý khi thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tên, địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp là những thông tin quan trọng trên hoá đơn điện tử. Vì vậy, khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh trên hoá đơn điện tử để đảm bảo thông tin chính xác tại thời điểm xuất hóa đơn.

Quy trình thay đổi tên/ địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp trên hoá đơn điện tử

Sau khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi tên/ địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh với Sở Kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế về việc điều chỉnh tên, địa chỉ mới. Có 2 trường hợp xảy ra:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp chỉ thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.

EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn doanh nghiệp, tổ chức quy trình giải quyết cho từng trường hợp như sau:

1. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế

Với trường hợp doanh nghiệp kinh doanh đổi địa điểm kinh doanh, thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý thì sẽ phải tiến hành nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.

* Các bước tiến hành thực hiện như sau:

Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC.

Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện xuất Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB04/AC) nộp trực tuyến trên Cổng tra cứu hóa đơn của cơ quan thuế, hoặc thực hiện kê khai trực tuyến, hoặc thực hiện kê khai và nộp qua các phần mềm T-VAN.

Bước 2: Sau khi cơ quan thuế duyệt hồ sơ, thông tin tên/địa chỉ mới của doanh nghiệp sẽ được cập nhật tại Trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/).

Đơn vị lưu ý kiểm tra thông tin tại Thông báo điều chỉnh và Thông báo gốc.

Bước 3: Trường hợp cơ quan thuế từ chối hồ sơ điều chỉnh thông tin tên, địa chỉ trên hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức sẽ liên hệ đến đơn vị để hướng dẫn lại.

Bước 4: Sau khi thông tin doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế duyệt hồ sơ điều chỉnh, doanh nghiệp, tổ chức liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử bên mình để thực hiện điều chỉnh lại mẫu hóa đơn.

2. Thay đổi địa chỉ, tên công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế

Đối với trường hợp doanh nghiệp đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì cần phải thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý cũ và đăng ký chuyển địa điểm đến cơ quan thuế mới.

Sau khi hoàn thành xong thủ tục, dữ liệu thuế và thông tin của đơn vị sẽ được liên thông đến cơ quan thuế mới.

Bước 2: Doanh nghiệp đăng ký tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử

* Doanh nghiệp hủy hoàn toàn dải số mẫu hóa đơn cũ và phát hành mẫu hóa đơn mới:

- Tại cơ quan thuế cũ, doanh nghiệp thực hiện hủy toàn bộ dải số hóa đơn còn thừa và báo cáo đến cơ quan thuế.

- Tại cơ quan thuế mới, sau khi toàn thành xong thủ tục chuyển đổi cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như bình thường với thông tin tên, địa chỉ mới.

* Doanh nghiệp muốn sử dụng tiếp tục dải số hóa đơn từ cơ quan thuế cũ:

- Tại cơ quan thuế mới, doanh nghiệp làm công văn đề nghị để quyết toán thuế mà không thực hiện hủy dải số hóa đơn của mẫu còn thừa.

- Tại cơ quan thuế mới, doanh nghiệp lập Thông báo điều chỉnh thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB04/AC) tương tự như Trường hợp 1 khi điều chỉnh thông tin không chuyển cơ quan thuế quản lý.

Phần mềm hoá đơn điện tử iHOADON

Các dịch vụ hỗ trợ khách hàng iHOADON luôn được đảm bảo kết nối 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Công tác hỗ trợ đổi tên/ địa chỉ trên hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp cũng được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng.

Lưu ý: Đối với các hóa đơn điện tử đã lập trước đó, dù tiêu thức tên/ địa chỉ của bên bán không còn giống với giấy chứng nhận đăng ký tên/ địa điểm mới của doanh nghiệp nhưng các thông tin khác, tiêu thức khác đảm bảo đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật về HĐĐT thì vẫn sẽ đảm bảo hợp pháp.

Trên đây là những căn cứ và hướng dẫn về việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trên GPKD. Doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện đúng yêu cầu theo quy định của cơ quan Thuế, đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được thuận tiện nhất

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT