Quy định về hóa đơn đầu vào? Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào?

Hóa đơn đầu vào là loại giấy tờ quan trọng để doanh nghiệp hạch toán các khoản chi phí, giảm trừ và quyết toán thuế. Vậy quy định về hóa đơn đầu vào thế nào? Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào ra sao? Tham khảo bài viết đưới dây của iHOADON để có thêm thông tin nhé.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào (Hóa đơn mua hàng) là giấy tờ để chứng minh việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn đầu vào có ý nghĩa quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán các khoản chi phí, giảm trừ và quyết toán thuế. Ngoài ra hóa đơn đầu vào còn là cơ sở để tính toán chi phí sản xuất, kinh doanh, từ đó quyết định đến giá bán, phân phối sản phẩm, kế hoạch truyền thông…

Một số loại chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa, phụ lục hợp đồng (nếu có)

- Phiếu nhập kho (đối với hàng hóa mua vào)

- Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với nhiều loại hàng hóa mua vào khác nhau

- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

2. Quy định về hóa đơn đầu vào

Quy định về hóa đơn đầu vào mới nhất

2.1 Quy định về nội dung trên hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn đầu vào cần có các nội dung sau đây:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

- Thông tin về họ tên, tên công ty địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.

- Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn

- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tổng tiền thanh toán…

- Chữ ký của người mua và người bán

- Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- mã của cơ quan thuế (Đối với hóa đơn điện tử)

2.2 Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập, xuất hóa đơn đầu vào như sau:

- Với hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa.

- Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

- Đối với hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục công trình thì thời điểm xuất hóa đơn cũng tương ứng  với từng lần lập giao hàng hay bàn giao trên.

3. Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào

Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, người mua hàng có thể kiểm tra theo các cách dưới đây:

3.1 Tra cứu hóa đơn trên trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Truy cập trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu hóa đơn: Tra cứu 1 hóa đơn hoặc tra cứu nhiều hóa đơn

Bước 3: Điền thông tin chi tiết của hóa đơn cần tìm kiếm bao gồm: 

Điền thông tin của hóa đơn cần tra cứu

+ Mã số thuế

+ Ký hiệu hóa đơn

+ Mẫu số hóa đơn

+ Số hóa đơn

+ Mã xác thực

Rồi nhấp vào ô tìm kiếm

3.2 Kiểm tra tính hợp lệ trên website ihoadon

Bước 1: Truy cập vào website:  https://ihoadon.vn/kiem-tra/?lang=vn

Tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn trên phần mềm iHOADON

Bước 2: Nhấn chọn mục tra cứu

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn

Bước 4: Tra cứu kết quả

4. Quy định về bảo quản, lưu trữ, quản lý hóa đơn đầu vào

Quy định về lưu trữ hóa đơn đầu vào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ:

- Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, không bị thay đổi hay sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ

- Lưu trữ đảm bảo đúng và đủ thời hạn theo quy định của Pháp luật

- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

- Hóa đơn đầu vào cần được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát sinh. Doanh nghiệp có thể thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo các cách sau đây:

+ In hóa đơn ra giấy rồi lưu trữ

+ Lập email chuyên lưu trữ hóa đơn

+ Lưu trữ trên ổ cứng máy tính

+ Lưu trữ trên các dịch vụ đám mây

5. So sánh hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

So sánh giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Trên đây là tổng hợp các quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào. Người mua hàng cần lưu ý các cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào để tránh được những rủi ro liên quan đến các tranh chấp về sau. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT