Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử và mức xử phạt theo quy định của Pháp luật

Hóa đơn điện tử có thời gian lưu trữ bao lâu thì được hủy? Cùng iHOADON tìm hiểu về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

1. Quy định của Pháp luật về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP có nêu rõ:

+ Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo an toàn bảo mật, không bị thay đổi trong thời gian lưu trữ

+ Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán

+ Hóa đơn có thể tra cứu hay in được ra giấy khi cần nhu cầu.

Căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

- Hóa đơn điện tử lưu trữ tối thiểu 10 năm

+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

+ Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

+ Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán

+ Biên bản tiêu hủy tài liệu và một số tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi lên sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

+ Các trường hợp tài liệu kế toán khác mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm

- Hóa đơn điện tử lưu trữ vĩnh viễn

+ Trong một số trường hợp, tài liệu kế toán cần phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế an ninh, quốc phòng

+ Người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán quyết định tài liệu đó có tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài hay không để quy định về hình thức lưu trữ bản gốc hay hình thức khác.

+ Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên. 

+ Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp thời gian lưu trữ được lâu dài, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, phòng trừ mất hỏng, rủi ro. Tuy nhiên một số trường hợp vẫn có rủi ro như bị virus tấn công, mất phương tiện lưu trữ. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để phòng ngừa những rủi ro trên.

2. Điều kiện bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều kiện lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo một số điều kiện:

- Hóa đơn điện tử được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử

- Hóa đơn có thể tra cứu và in ra giấy bất cứ khi nào có yêu cầu

- Hóa đơn đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ

Các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân có quyền tự do lựa chọn phương thức lưu trữ điện tử phù hợp với tình hình thực tế ở đơn vị mình.

Hóa đơn điện tử đã hết thời gian lưu trữ theo quy định của Pháp luật có thể tiêu hủy nếu không có bất kỳ quy định nào khác của Pháp luật. Hóa đơn điện tử tiêu hủy không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường.

3. Mức xử phạt vi phạm thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử

Mức xử phạt khi vi phạm thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP về mức phạt đối với từng trường hợp cụ thể sau:

(1) Phạt cảnh cáo

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, trong quá trình sử dụng (trừ liên giao cho khách hàng)  đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

(2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (liên giao cho khách hàng), người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

(3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:

- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Không có tình tiết giảm nhẹ.

(4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000

- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ trường hợp đã nêu trên).

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử của Pháp luật các doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh bị xử phạt hành chính.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT