Các trường hợp tiêu hủy biên lai - Hướng dẫn thủ tục tiêu hủy biên lai mới nhất

Tiêu hủy biên lai là gì? Các trường hợp nào tiêu hủy biên lai theo quy định và thủ tục tiêu hủy biên lai mới nhất như thế nào? Trong bài viết hôm nay, cùng iHOADON tìm hiểu nhé.

1. Tiêu hủy biên lai là gì?

Phương pháp tiêu hủy biên lai là gì?

Biên lai là gì?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm biên lai theo quy định như sau: Biên lai là một loại chứng từ được dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thu thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Biên lai bao gồm những loại nào?

Theo điểm b Khoản 1 Điều 30 Nghị định trên, biên lai được phân loại thành:

- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Phương pháp tiêu hủy biên lai là gì?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 39 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phương pháp tiêu hủy biên lai được quy định cụ thể như sau:

Tiêu hủy biên lai đặt in, tự in: Dùng biện pháp như đốt cháy, xé nhỏ hoặc cho vào máy hủy tài liệu để đảm bảo biên lai đã hủy không thể sử dụng được các thông tin trên đó;

Tiêu hủy biên lai điện tử: Dùng các biện pháp làm cho biên lai điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu thông tin trong biên lai. Đối với các biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quyết định khác của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiến hành tiêu hủy.

Việc tiêu hủy biên lai này không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn thông tin của các biên lai điện tử có giá trị và phải đảm bảo hệ thống thông tin vẫn hoạt động bình thường.

2. Các trường hợp tiêu hủy biên lai theo quy định mới nhất

Trường hợp cần tiêu hủy biên lai theo quy định pháp luật

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có 3 trường hợp cần tiêu hủy biên lai theo quy định như sau:

- Biên lai đặt in nhưng bị sai hoặc in trùng, in thừa phải tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí;

- Tiêu hủy các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai nhưng không còn sử dụng.

Lưu ý: Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không thực hiện tiêu hủy mà phải xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Hướng dẫn thủ tục tiêu hủy biên lai theo quy định

Hướng dẫn quy trình, thủ tục tiêu hủy biên lai

Dưới đây là quy trình thực hiện tiêu hủy biên lai theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp lưu ý thực hiện theo các bước sau

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp 

Trong vòng 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy biên lai. Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì doanh nghiệp phải tiêu hủy và gửi các thông tin sau đến cơ quan thuế:

- Tên cơ quan thu phí, lệ phí và MST (nếu có);

- Địa chỉ;

- Phương pháp hủy biên lai;

- Vào hồi mấy giờ, ngày, tháng năm hủy biên lai;

- Tên loại biên lai;

- Ký hiệu mẫu biên lai; Ký hiệu biên lai; từ số, đến số và số lượng.

Phương pháp tiêu hủy biên lai được thực hiện theo quy định, được trình bày tại phần 1.

Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy

Các tổ chức thu phí, doanh nghiệp phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy. Trong Bảng kiểm kê phải được ghi chi tiết các nội dung:

- Tên biên lai;

- Ký hiệu biên lai;

- Số lượng biên lai thực hiện tiêu hủy (từ số … đến số … hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai tiêu hủy không liên tục)

Bước 3: Thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai

Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai gồm có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách Nhà nước. Các thành viên trong Hội đồng phải ký vào biên bản tiêu hủy biên lai và chịu trách nhiệm nếu có sai sót trước pháp luật.

Bước 4: Lập hồ sơ tiêu hủy biên lai

Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí với các giấy tờ trong hồ sơ sau:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai;

- Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy;

- Biên bản tiêu hủy biên lai;

- Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.

Đối với Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai thu theo Mẫu số 02/HUY-BLG ban hành tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phải được lập thành 02 bản. Một bản lưu trữ tại doanh nghiệp và một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời gian nộp chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày thực hiện tiêu hủy biên lai.

Lưu ý, Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai phải có các nội dung về loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy, lý do tiêu hủy, ngày giờ và phương pháp tiêu hủy.

Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy biên lai do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp quy trình tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.

>>> Tải ngay mẫu Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai giấy Mẫu số 02/HUY-BLG tại đây

Trên đây là toàn bộ nội dung về các trường hợp tiêu hủy biên lai và hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai theo quy định của pháp luật. Thông qua bài viết, hy vọng bạn đọc đã sở hữu được các thông tin hữu ích.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

ThuongNTH