Nắm vững các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử?

Khi khởi tạo hóa đơn điện tử, có một số chỉ tiêu bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử Kế toán cần chú ý. Dưới đây là toàn bộ quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử, mọi người cần nắm vững để tránh những sai sót không nên có.

Các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử

1. Những chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định nội dung của hóa đơn điện tử gồm những tiêu thức sau:

a, Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn

- Tên hóa đơn: Là tên thể hiện của từng loại hóa đơn. (HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, THẺ, VÉ,…)

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Là ký tự có một chữ số là các số tự nhiên 1,2,3,4 (1- Hóa đơn GTGT; 2- Hóa đơn bán hàng; 3 - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4- tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung giống HĐĐT).

- Ký hiệu hóa đơn: Là một nhóm gồm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện các thông tin về loại hóa đơn có mã của Cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã CQT, năm lập hóa đơn, loại HĐĐT được sử dụng.

Quy định 6 ký tự hóa đơn:

+ Ký tự đầu tiên (1): là 1 chữ cái, được quy định là “C hoặc K”, ký tự này thể hiện hóa đơn điện tử thuộc loại có mã của Cơ quan thuế hoặc HĐĐT loại không có mã của cơ quan thuế. (C - HĐĐT có mã của cơ quan thuế; K - HĐĐT không có mã của cơ quan thuế).

+ Hai ký tự tiếp theo (2,3): là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập HĐĐT, 2 chữ số này được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ năm lập hóa đơn là 2021, hóa đơn điện tử thể hiện số 21.

+ Tiếp theo (3): là 1 chữ cái, được quy định là T/ D/ L/ M để thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

• T - loại HĐĐT do Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với CQT;
• D - loại HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các DN, tổ chức đăng ký sử dụng;
• L - loại HĐĐT của Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• M - loại HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền

+ Hai ký tự cuối (4,5): là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì thể hiện là YY.

- Số hóa đơn: Là số thứ tự được thể hiện trên HĐĐT khi người bán lập hóa đơn.

+ Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập gồm tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày đơnn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 mỗi năm. Hóa đơn có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục, từ nhỏ - lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

+ Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc như trên thì hệ thống lập HĐĐT phải đảm bảo số hóa đơn được lập theo nguyên tắc tăng dần theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng là duy nhất và có tối đa 8 chữ số.

b, Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện thông tin liên quan đến tên, địa chỉ, mã số thuế người bán theo đúng nội dung đã đăng ký tại giấy chứng nhận (GCN) đăng ký doanh nghiệp, GCN hoạt động chi nhánh, GCN đăng ký hộ kinh doanh, GCN đăng ký đầu tư, GCN đăng ký thuế, thông báo mã số thuế.

c, Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua

- Trường hợp người mua có mã số thuế: Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện thông tin liên quan đến tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua theo đúng nội dung đã đăng ký tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế.

- Trường hợp người mua không có mã số thuế: Hóa đơn điện tử không cần thể hiện MST người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

d, Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế suất thuế GTGT….

Mẫu hóa đơn điện tử

- Tên, đơn vị tính, số lượng và đơn giá hàng hóa, dịch vụ

+ Tên hàng hóa, dịch vụ: Thể hiện bằng tiếng Việt.

• Với hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau: Thể hiện tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại.
• Hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: Thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
• Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù (điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, CNTT, bảo hiểm) được bán theo kỳ nhất định: Ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ: Ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
• Nếu hóa đơn cần ghi thêm chữ nước ngoài: Chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay chữ tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Đơn vị tính: Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng loại hàng hóa, dịch vụ để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ.

+ Đối với đối tượng là hàng hóa: đơn vị tính là đơn vị đo lường (tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, con, cái, chiếc, thùng, hộp, can, bao, gói, tuýp, m3, m2, m...).

+ Đối với đối tượng là dịch vụ: xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: ghi bằng chữ số Ả-rập dựa theo đơn vị tính ở trên.

- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính.

- Thuế suất thuế GTGT: Thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ áp dụng theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.

- Thành tiền: Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

+ Nếu cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại dành cho khách hàng theo quy định của pháp luật thì trên HĐĐT phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại. Việc xác định giá tính thuế GTGT (thành tiền chưa có thuế GTGT -VAT) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại dành cho khách hàng được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.

e, Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán & người mua

- Đối với người bán: đơn vị là DN, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của DN, tổ chức; nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

- Đối với người mua: đơn vị là cơ sở kinh doanh và người mua & người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên HĐĐT do người bán lập thì người mua thực hiện ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không bắt buộc cần phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện (theo dõi trong nội dung phần 2 của bài viết - Những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có các thông tin bắt buộc)

f, Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán thực hiện ký số, ký điện tử trên HĐĐT. Thời điểm lập HĐĐT được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.

g, Mã của cơ quan thuế

Áp dụng với HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

h) Phí; lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)…

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại (nếu có), khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Những trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ thông tin bắt buộc

- Không bắt buộc có chữ ký điện tử người mua trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh nhưng giữa 2 bên người bán và người mua có có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng được các điều kiện kỹ thuật để thực hiện ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa 2 bên.

- HĐĐT bán hàng tại siêu thị, Trung tâm thương mại khi người mua là cá nhân không kinh doanh: không bắt buộc có tên, địa chỉ, MST người mua.

- HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh: không bắt buộc phải có tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, MST, chữ ký số, chữ ký điện tử người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử người bán; thuế suất thuế GTGT.

Tuy nhiên, người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ các HĐĐT theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

- Tem, vé, thẻ điện tử: không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán (trừ trường hợp là HĐĐT do CQT cấp mã); tên, địa chỉ, MST người mua; tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.

+ Tem, vé, thẻ điện tử có ghi sẵn mệnh giá: Không bắt buộc có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Vé điện tử

- Chứng từ điện tử (CTĐT) dịch vụ vận tải hàng không được xuất qua website hoặc hệ thống TMĐT được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT: Trên hóa đơn không bắt buộc phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn; MST, địa chỉ người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử người bán; thuế suất thuế GTGT.

+ Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh nếu mua dịch vụ vận tải hàng không thì CTĐT dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ TMĐT được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh thì không được xác định là HĐĐT.

=> DN kinh doanh/ đại lý dịch vụ vận tải hàng không phải lập HĐĐT có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng DV vận tải hàng không.

-  HĐĐT của hoạt động xây dựng, lắp đặt; xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ trên hợp đồng: không bắt buộc phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: không cần thể hiện các tiêu thức người mua; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. (nhưng cần có thêm các tiêu thức lệnh điều động nội bộ, tên người xuất hàng, tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, tên người nhận hàng, địa chỉ kho nhận hàng).

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

- HĐĐT sử dụng cho thanh toán Interline (đặt vé xen kẽ) giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế: không bắt buộc phải có các chỉ tiêu về ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; tên, địa chỉ, MST, chữ ký số hay chữ ký điện tử người mua.

3. Một số tiêu thức được phép bổ sung trên hóa đơn điện tử

Ngoài các tiêu thức bắt buộc thể hiện trên hóa đơn điện tử đã được nêu ở trên, trên hóa đơn điện tử có thể thêm một số nội dung sau:

- Biểu trưng/ logo, hình ảnh trang trí, quảng cáo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tuy nhiên, các nội dung trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

- Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý.

- Lệnh điều động nội bộ, tên người xuất hàng, địa chỉ kho xuất hàng, tên người vận chuyển và phương tiện vận chuyển, tên người nhận hàng, địa chỉ kho nhận hàng đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp các bạn nắm vững được các chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn điện tử để đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử tốt nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT