Theo quy định tại điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi đã lập hóa đơn, gửi cho người bán, nếu phát hiện sai sót, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, sau đó tiền hành thông báo với người mua và với Cơ quan Thuế. Nhằm giúp các đơn vị dễ dàng lập hóa đơn thay đổi/điều chỉnh, EFY Việt Nam xin hướng dẫn các bước lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế trên phần mềm iHOADON.
Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh trên phần mềm EFY-iHOADON
Theo quy định tại Thông tư 78, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế.
Theo quy định tại điều 19, nghị định 123, đối với các hóa đơn đã gửi cơ quan Thuế, không phân biệt có mã hay không có mã:
- Nếu sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế hay nội dung nào khác: điều chỉnh nội dung sai sót, gửi thông báo cho cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, nghị định 123, không cần lập lại hóa đơn mới.
- Nếu sai mã số thuế/sai thông tin số tiền/sai về thuế/ thuế suất hoặc sai thông tin về quy cách, chất lượng hàng hóa thì có thể:
+ Lập hóa đơn điều chỉnh
+ Lập hóa đơn thay thế
Sau đó: Nếu sử dụng hóa đơn có mã của CQT thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho Cơ quan Thuế (CQT) để CQT cấp mã mới cho hóa đơn điện tử. Sau đó gửi cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn không có mã của CQT thì gửi thẳng cho người mua.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm iHOADON, chọn mục Xử lý hóa đơn.
Bước 2: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh sau đó chọn mục Điều chỉnh.
Bước 3: Lập biên bản điều chỉnh
Để lập biên bản, đơn vị chọn mục Lập Biên Bản.
Tại giao diện biên bản điều chỉnh hóa đơn, kiểm tra các thông tin đã được hệ thống tự động cập nhật. Sau đó điền:
- Lý do điều chỉnh
- Nội dung trước điều chỉnh
- Nội dung sau điều chỉnh.
Sau đó ấn Ghi tạm để lưu hoặc chọn Ký và gửi để gửi cho người mua.
Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh:
Để lập hóa đơn điều chỉnh: chọn mục Lập HĐ điều chỉnh.
Sau đó điền các thông tin theo như một hóa đơn thông thường.
Lưu ý: Các mục dấu * là mục không được để trống.
+ Hình thức điều chỉnh: chọn một trong các hình thức điều chỉnh Tăng/điều chỉnh giảm/điều chỉnh không thay đổi tiền hoặc hình thức khác.
+ Tùy từng hình thức điều chỉnh, NNT sẽ chọn loại điều chỉnh tương ứng.
+ Đặc biệt, NNT cần ghi rõ lý do điều chỉnh.
Sau khi điền đủ thông tin, đơn vị ấn chọn Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn, hoặc ấn Ghi tạm để lưu hóa đơn.
Khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ gửi bản dự thảo, NNT cần xem kỹ lại các thông tin trên hóa đơn trước khi ấn Xuất và Ký.
Nếu đồng ý với các thông tin trên hóa đơn, chọn Đồng Ý. Hệ thống sẽ xuất hiện thông báo như hình, ấn chọn Đồng Ý.
Bước 5: Sau khi Lập xong hóa đơn điều chỉnh, để thông báo với cơ quan Thuế, NNT quay lại trang chủ phần mềm iHOADON, chọn xử lý hóa đơn.
Chọn hóa đơn bị điều chỉnh, sau đó chọn mục Báo CQT hóa đơn sai.
Các thông tin liên quan tới hóa đơn đã điều chỉnh sẽ được tự động cập nhật, NNT chỉ cần điền tính chất thông báo và lý do:
- Tính chất thông báo: Chọn mũi tên, chọn mục Điều chỉnh
- Lý do: Điền lý do điều chỉnh hóa đơn.
Chọn Gửi thông báo cho CQT để hoàn tất việc điều chỉnh hóa đơn đã xuất.
Cách lập hóa đơn thay thế cũng tương tự như cách lập hóa đơn điều chỉnh. Để lập hóa đơn thay thế, đơn vị cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm, chọn xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn cần thay thế, sau đó chọn mục Thay thế.
Bước 2: Lập biên bản thay thế
Để lập biên bản, đơn vị chọn mục Lập Biên Bản.
Sau đó điền các thông tin còn thiếu. Đặc biệt, người lập cần ghi rõ lý do hủy bỏ hóa đơn cũ. Sau đó nhấn Ghi tạm nếu chưa gửi biên bản hoặc ấn Ký và gửi để gửi biên bản cho khách hàng.
Bước 3: Điền các thông tin cho hóa đơn thay thế. Lưu ý không được để trống mục Lý do thay thế.
Sau đó kiểm tra các thông tin và ấn xuất hóa đơn.
Hóa đơn thay thế sẽ có nội dung: Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, mẫu số …, ký hiệu …ngày …
Bước 4: cuối cùng, Người nộp thuế trở lại giao diện xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn bị thay thế, chọn mục Báo CQT hóa đơn sai để thông báo tới CQT.
Tại mục Tính chất thông báo: chọn mục thay thế
Tại mục lý do: Điền lý do thay thế hóa đơn.
Chọn Gửi thông báo cho CQT để hoàn tất việc thay thế hóa đơn đã xuất.
Trên đây là các bước xuất hóa đơn thay thế/điều chỉnh theo quy định tại nghị định 123. Đơn vị cần lưu ý để xử lý hóa đơn đúng và kịp thời khi phát hiện hóa đơn đã xuất cho người mua có sai sót. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, đơn vị có thể liên hệ tới số Hotline 1900 6142 (Miền Bắc) hoặc 1900 9139 (Miền Nam) để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất.
Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY
.png)
✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142
- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899
iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử
EFY Việt Nam
XEM NHIỀU NHẤT
Quy định viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn Kế toán cần lưu ý
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã xuất theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123 trên PM EFY-iHOADON
Danh mục hàng hoá không được giảm thuế Giá trị gia tăng 2% theo quy định tại Nghị định 15/2022/NĐ-CP
Tìm hiểu về tỷ suất lợi nhuận. Công thức tính tỷ suất lợi nhuận đầy đủ nhất
Từ 01/11/2021 – 30/6/2022, Tổng Cục thuế sẽ triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC tại 06 tỉnh/thành phố gồm: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ, Bình Định.
Quý khách vui lòng lựa chọn nhu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký sử dụng ngay hóa đơn điện tử theo TT78 với Cơ quan thuế
Đơn vị vui lòng nhập chính xác thông tin để được hỗ trợ hoàn thiện thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử
ihoadon@efy.com.vn
Ms. Thúy: 0911 876 895
Mrs. Hương: 0911 876 894
Ms. Dương: 0914 975 209
Ms. Thùy: 0911 876 899
Ms. Thơ: 0911 876 900
