Hướng dẫn tra cứu, kiểm tra hoá đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123 hợp lệ, hợp pháp

Tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng của kế toán để kiểm tra tính minh bạch, hợp pháp, chính xác của các thông tin trên hóa đơn. Với hoá đơn điện tử theo thông tư 78 và Nghị định 123 Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp pháp bằng 3 cách tra cứu dưới đây:

3 cách tra cứu, kiểm tra hoá đơn theo Thông tư 78, Nghị định 123 hợp lệ, hợp pháp

Cách 1: Tra cứu hoá đơn tại trên trang web phần mềm EFY-iHOADON

(Áp dụng với bên xuất hoá đơn sử dụng hoá đơn điện tử EFY-iHOADON)

Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử EFY-iHOADON.

Bước 1: Truy cập địa chỉ http://tracuu.ihoadon.vn/

Bước 2: Tích chọn tra cứu “Theo số hoá đơn và mã tra cứu” khi người dùng muốn tra cứu theo số hoá đơn và mã tra cứu

Nhập đầy đủ số hoá đơn và mã tra cứu (mã tra cứu được in phía cuối của tờ hoá đơn)

=> Chọn “Tra cứu”

Trường hợp bạn muốn tra cứu hoá đơn theo file sẵn bạn tích chọn “Từ file” > “Chọn file” và tải file hoá đơn XML gốc > Tra cứu

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin hóa đơn

Lúc này trang web tra cứu hóa đơn điện tử EFY-iHOADON cũng trả về 2 kết quả:

Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn, tức là hóa đơn đã hợp lệ hệ thống sẽ hiển thị các thông tin của hoá đơn:  Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Trạng thái hóa đơn, thông tin chứng thư, file hoá đơn ở các định dạng xml, pdf hoặc cer. Đơn vị có thể tải hoá đơn về hoặc chuyển đổi hoá đơn để lưu trữ

Và nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn, hệ thống sẽ báo lỗi  

Lúc này, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin đã nhập và liên hệ cho bên bán nếu kết quả tìm kiếm không thay đổi.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

(Áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hoá đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Với hoá đơn điện tử theo quy định Thông tư 32 khi tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn chúng ta có thể tra cứu tại trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Tuy nhiên khi chuyển sang hoá đơn theo quy định Thông tư 78 và Nghị định 123 thì chúng ta không thể tra cứu tại trang này nữa mà chuyển sang một trang mới. Đây cũng là một trang web tra cứu hoá đơn điện tử của Tổng cục thuế. Tại trang này các bạn có thể tra cứu hoá đơn điện tử theo TT78, NĐ123, Tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT…

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã capcha… rồi ấn “tìm kiếm”.

Lưu ý:

• Điền đầy đủ thông tin đối với các trường thông tin bắt buộc *
• Tại trường “Loại hoá đơn” bạn chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… .Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” bạn bỏ ký tự ở đầu số dãy ký hiệu và chỉ lấy và điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: ký hiệu hoá đơn là 1C22TYY thì chỉ điền C22TYY.
• Tại trường “Số hóa đơn” bạn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
• Tại trường “Tổng tiền thành toán” bạn nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
• Tại trường “Mã captcha” bạn nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Nếu nhận được kết quả như nội dùng hình bên dưới thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị: Đã cấp mã hóa đơn.

Nếu kết quả nhận được là "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm", tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.

Cách 3: Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

(Áp dụng với bên bán đã sử dụng hoá đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp

Bước 2: Chọn “Tra cứu” > “Tra cứu hoá đơn”

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ hoá đơn đã áp dụng theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Để xem thông tin hoá đơn các bạn chọn “Tìm kiếm” > Tại vùng hiển thị kết quả, Click vào hoá đơn muốn xem để thực hiện các chức năng Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML

Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu, kiểm tra hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 hợp lệ, hợp pháp. Người mua và người bán cần nắm vững các cách này để kiểm tra tính minh bạch của hoá đơn khi cần.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT