Hướng dẫn điều chỉnh, hủy, lập lại hóa đơn điện tử đơn giản và chi tiết- iHOADON

Trong thời điểm mới triển khai hoá đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp, tổ chức còn hoang mang về các nghiệp vụ khi xử lý hoá đơn sai sót, huỷ, thay thế, điều chỉnh, lập lại...iHOADON sẽ hướng dẫn cụ thể cho các đơn vị về quy trình và nghiệp vụ xử lý hoá đơn một cách đơn giản, chính xác.

1. Các trường hợp thay thế, điều chỉnh và hủy hóa đơn điện tử

1.1 Trường hợp áp dụng Điều chỉnh hoá đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2 Điều 9 Thông tư 31/2011/TT-BTC quy định về Hoá đơn điện tử nêu cụ thể:

“Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Ngoài ra, căn cứ Khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định chung cho tất cả các loại hoá đơn: “Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”

Hiện nay cả hai Thông tư đều đang cùng có hiệu lực nên doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn phương án áp dụng phù hợp với mình. Đơn vị lưu ý chỉ các trường hợp đã kê khai thuế thì mới được lập Biên bản và Hoá đơn điện tử điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh có thể được ký điện tử hoặc ký trực tiếp bằng giấy.

1.2 Trường hợp áp dụng Thay thế hoá đơn

Tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư 31/2011/TT-BTC: “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.”

Như vậy, khác với quy trình xử lý hoá đơn giấy đối với người bán và người mua chưa kê khai thuế sẽ áp dụng Biên bản thu hồi hoá đơn, huỷ và sau đó xuất hoá đơn mới thay thế. Quy trình nghiệp vụ cho Hoá đơn điện tử sử dụng Biên bản Huỷ hoá đơn được ký xác nhận giữa hai bên và thực hiện xuất Hoá đơn thay thế có ký hiệu phân biệt rõ ràng. Việc này vô cùng thuận lợi cho cả bên bán và bên mua với nội dung Hoá đơn thay thế rõ ràng, tránh nhầm lẫn.

1.3 Trường hợp áp dụng Huỷ hoá đơn điện tử

Với các trường hợp xuất hoá đơn điện tử sai, xuất trùng, xuất thừa thì bên bán phải thực hiện huỷ  hoá đơn. Hoặc các trường hợp tổ chức, doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hoá đơn điện tử, thay đổi mẫu hoá đơn sử dụng thì cũng áp dụng huỷ số hoá đơn còn tồn lại.

2.Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Thủ tục điều chỉnh Hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng.
• Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm hoặc điều chỉnh từ nội dung ….thành nội dung…”.
• Ký điện tử Hoá đơn điều chỉnh và Biên bản điều chỉnh và gửi cho bên mua
• Bên mua thực hiện ký điện tử lên Biên bản điều chỉnh và hai bên thực hiện lưu trữ chứng từ, kê khai hoá đơn điều chỉnh vào kỳ kê khai thuế tiếp theo.

Trường hợp bên bán và bên mua sử dụng Hoá đơn điện tử nhưng Biên bản điều chỉnh giấy thì thực hiện tương tự.

3.Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế

Thủ tục lập Hóa đơn điện tử thay thế thực hiện như sau:

• Lập Biên bản hủy hoá đơn điện tử cũ
• Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử thay thế phải ghi rõ nội dung thay thế, hoá đơn có dòng “Hoá đơn này thay thế cho hoá đơn số…”
• Ký điện tử Biên bản thay thế và Hoá đơn thay thế và gửi cho bên mua
• Bên mua thực hiện ký điện tử lên Biên bản thay thế và hai bên thực hiện lưu trữ chứng từ, kê khai hoá đơn thay thế vào kỳ kê khai thuế tiếp theo. Trường hợp bên bán và bên mua sử dụng Hoá đơn điện tử nhưng Biên bản điều chỉnh giấy thì thực hiện tương tự.

4.Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

• Lập Biên bản hủy bỏ ghi rõ nội dung hoá đơn bị huỷ bỏ.
• Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.

5. Phân biệt trường hợp lập biên bản hủy hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT

Lập biên bản hủy hóa đơn VAT và biên bản điều chỉnh hóa đơn VAT có những điểm giống và khác nhau nhất định:

Trường hợp Hoá đơn điện tử sai sót và người bán, người mua chưa kê khai thuế thì thực hiện huỷ hoá đơn và xuất lại hoá đơn thay thế kèm theo. Khi làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) thì những hóa đơn hủy bỏ sẽ rơi vào mục xóa bỏ.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử