Kê khai trùng lặp hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp phải xử lý làm sao?

Do một số nhầm lẫn, kế toán doanh nghiệp đã kê khai trùng lặp hóa đơn đầu vào (thực hiện kê khai 2 lần cùng một hóa đơn đầu vào). Để có thể xử lý sai xót này, các đơn vị cần lưu ý thực hiện theo những hướng dẫn dưới đây để đảm bảo giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng, chính xác và đơn giản.

Xử lý khi kê khai trùng lặp hóa đơn đầu vào

1. Cách xử lý hóa đơn đầu vào kê khai trùng lặp

Khi phát hiện lỗi kê khai trùng lặp hóa đơn đầu vào (cùng một hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần), tùy vào từng thời điểm phát hiện sai sót mà cách xử lý là khác nhau:

Trường hợp 1: Sai sót phát hiện trong thời điểm nộp tờ khai

=> Lập lại tờ khai mới rồi gửi lại cơ quan thuế. (Không lập tờ khai bổ sung thuế GTGT)

Trường hợp 2: Sai sót phát hiện khi hết hạn nộp tờ khai thuế

=> Lập tờ khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT; lập biên bản giải trình nộp tờ khai bổ sung; điều chỉnh mẫu số 01/KHBS; (kèm các tài liệu giải thích số liệu trong biên bản giải trình nộp tờ khai bổ sung, điều chỉnh nếu cần)

Lưu ý:

- Đơn vị kinh doanh chỉ tiến hành lập tờ khai bổ sung sau khi hết hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định thì phát hiện có sai sót trong hồ sơ khai thuế nộp cho cơ quan thuế

- Đối với các loại thuế quyết toán năm: Khi mắc sai sót kê khai trùng hóa đơn đầu vào, người nộp thuế kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế tạm nộp của các tháng/ quý có sai sót. Bên cạnh đó, NNT cần tổng hợp đầy đủ số liệu khai bổ sung vào tờ khai vào hồ sơ khai thuế quyết toán năm. Trường hợp đơn vị kinh doanh đã nộp hồ sơ quyết toán năm thì chỉ cần khai bổ sung vào hồ sơ quyết toán thuế năm.

+ Đối với hồ sơ khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế năm làm giảm số thuế đơn vị cần phải nộp thì đơn vị cần xác định lại số thuế của tháng/ quý có sai sót để thực hiện khai bổ sung tờ khai tháng/ quý đó và tính toán lại tiền chậm nộp.

- Đối với các loại thuế nộp theo tháng/ quý: Khi mắc sai sót kê khai trùng hóa đơn đầu vào, NNT cần xác định lại số thuế của tháng/ quý có sai sót để khai bổ sung tờ khai tháng/ quý và tính lại tiền chậm nộp.

- Hồ sơ khai thuế bổ sung nộp cho cơ quan thuế có thể nộp vào tất cả ngày làm việc nào trong tuần (không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo của đơn vị). Tuy nhiên, hồ sơ khai thuế bổ sung này phải nộp trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

2. Cách điều chỉnh kê khai hóa đơn đầu vào bị trùng (sau khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra và đưa ra quyết định xử phạt)

Điều chỉnh kê khai hóa đơn đầu vào bị trùng

Theo quy định Điều 10, Thông tư số 156/2013/TT-BTC, khi doanh vị kinh doanh có sai sót trong việc kê khai hóa đơn đầu vào bị trùng nhưng phát hiện sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra và đưa ra kết luận, xử lý, đơn vị cần tiến hành khai bổ sung, điều chỉnh. Cụ thể:

- Trường hợp 1: Đơn vị kinh doanh phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót nhưng không liên quan đến kỳ, phạm vi đã kiểm tra, thanh tra

=> Thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh và nộp tiền chậm nộp theo quy định.

- Trường hợp 2: Đơn vị kinh doanh phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót liên quan đến kỳ đã thanh tra, kiểm tra nhưng không thuộc phạm vi đã thanh tra, kiểm tra

=> Thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh và nộp tiền chậm nộp theo quy định.

- Trường hợp 3: Đơn vị kinh doanh phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót liên quan đến kỳ và phạm vi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã thanh tra, kiểm tra dẫn đến tăng số thuế đơn vị phải nộp, giảm số thuế đã được hoàn, giảm số thuế được khấu trừ, giảm số thuế đã nộp thừa

=> Thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh và bị xử lý theo quy định hiện hành.

- Trường hợp 4: Cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã thanh tra, kiểm tra và đưa ra kết luận, quyết định xử lý về thuế liên quan đến việc tăng, giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ

=> Thực hiện khai điều chỉnh vào hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế nhận được kết luận, quyết định xử lý về thuế theo kết luận, quyết định xử lý về thuế của cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền (Tuy nhiên, người nộp thuế không phải lập hồ sơ khai bổ sung).

Như vậy, theo như căn cứ tại các quy định trên, nếu đơn vị kinh doanh mắc sai sót trong việc kê trùng lặp hóa đơn đầu vào và đã bị cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra trước khi thực hiện điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế thì đơn vị kinh doanh phải thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh và chịu xử lý theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Trên đây, EFY Việt Nam đã hướng dẫn các bạn cách xử lý khi doanh nghiệp kê khai trùng lặp hóa đơn đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu ý và áp dụng theo đúng quy định.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT