Tìm hiểu quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay

15/03/2022 14:41:05

Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần chuyển hướng, quan tâm đến vấn đề quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử. Bạn hiểu biết gì về vấn đề này? Làm sao để lập bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử đúng quy định, bảo đảm tính hợp pháp? Những câu hỏi này sẽ được iHOADON giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Có thể xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử được không?

Trong thời đại công nghệ 4.0, hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp truyền thống phải biết thích ứng và thay đổi. Những doanh nghiệp đang áp dụng hình thức hóa đơn giấy sẽ có chung một băn khoăn: Liệu có thể xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử được không?

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Có được phép xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử?

Tìm hiểu Thông tư 39/2014/TT-BTC, tại điều 19 có quy định người bán có thể sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán để kèm theo hóa đơn nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của 01 hóa đơn. Quy định được áp dụng với các hóa đơn giấy có số dòng bị giới hạn.

Từ quy định này có thể thấy, do số dòng của một hóa đơn giấy bị giới hạn, nên bảng kê thường đi kèm với hóa đơn để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán mà hóa đơn không thể kê khai hết.

Trong khi đó, hóa đơn điện tử không giới hạn, việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc vào cơ quan thuế doanh nghiệp đó trực thuộc có cho phép hay không. Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào quy định của từng nơi để nắm được thông tin cụ thể nhằm thực hiện đúng Luật.

2. Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay

Bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định để bảo đảm tính hợp pháp. Dưới đây là nội dung quy định áp dụng cho những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh. Có nghĩa là, chỉ những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh mới có thể sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn.

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử và những nội dung cần lưu ý

Dưới đây là tổng hợp một số quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử để các doanh nghiệp có thể lưu ý:

+ Để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền, bảng kê thường được lưu trữ cùng hóa đơn.

+ Hóa đơn có đính kèm bảng kê phải ghi chú “kèm theo bảng kê số … ngày … tháng …. năm …”.

+ Những thông tin cần có trên bảng kê: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

+ Bảng kê phải có “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT” khi người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

+ Trên bảng kê, hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi kèm thứ tự bán hàng trong ngày.

+ Trên bảng kê phải ghi chú “kèm theo hóa đơn số ngày … tháng … năm …”.

+ Hóa đơn không cần đơn giá trong trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

3. Hướng dẫn lập bảng kê kèm hóa đơn điện tử

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Lập bảng kê kèm hoá đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?

Bởi vì chưa có một văn bản nào hướng dẫn chính thức để áp dụng, nên việc áp dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào từng Cơ quan thuế tại các địa điểm khác nhau. Trong trường hợp được cho phép, doanh nghiệp có thể áp dụng cách thức lập bảng kê và hóa đơn điện tử như sau:

Nội dung hóa đơn điện tử:

Tùy thuộc vào từng loại hóa đơn mà sẽ có các nội dung khác nhau. Tuy nhiên, một hóa đơn điện tử phải đảm bảo những nội dung sau: kèm theo bảng kê số bao nhiêu, thời gian (ngày, tháng, năm) cụ thể. Tên gọi các danh mục tên hàng hóa. Các quy định khác tuân theo Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nội dung bảng kê:

Về nội dung bảng kê, mỗi doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng kê phù hợp tùy với loại hàng hóa và dịch vụ. Về cơ bản, bảng kê cần đảm bảo các tiêu chí sau:

+ Tên người bán, địa chỉ và mã số Thuế của người bán.

+ Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa.

+ Bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ kèm theo hóa đơn số bao nhiêu và thời gian (Ngày, tháng, năm) cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua.

+ Cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai trong trường hợp bảng kê nhiều trang. Trang cuối cùng phải có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu trên hóa đơn.

4. Quy định chi tiết về bảng kê đính kèm hóa đơn giấy

Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, người bán được lập nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán ra kèm theo hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn.

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Bảng kê đính kèm hóa đơn giấy được quy định như thế nào?

Để lập bảng kê đính kèm hóa đơn giấy, doanh nghiệp được phép tự tạo mẫu, thiết kế bảng kê phù hợp với hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí được quy định trong bảng kê bao gồm:

+ Đầy đủ thông tin về tên người bán, MST, địa chỉ của người bán.

+ Đầy đủ thông tin về tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa. Ngoài ra, cần có thêm mục tiền thuế GTGT trong trường hợp người bán nộp thuế theo hình thức khấu trừ.

+ Hóa đơn có bảng kê đính kèm phải thể hiện rõ “kèm theo hóa đơn số…, thời gian cụ thể (ngày/ tháng/ năm) và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua”.

+ Đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai nếu bảng kê nhiều trang.

+ Tại trang cuối cùng của bảng kê phải có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu như trên hóa đơn.

5. Bảng kê đi kèm hóa đơn điện tử có phải đóng dấu treo không?

Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử có phải đóng dấu treo

Các doanh nghiệp, tổ chức thường sử dụng hóa đơn có bảng kê đính kèm nhằm mục đích bổ sung thông tin. Những hóa đơn như vậy sẽ được đóng dấu treo và phải tuân thủ đúng quy định về con dấu theo pháp luật hiện hành.

Theo quy định hiện nay, bảng kê đính kèm hóa đơn không bắt buộc phải đóng dấu treo. Tuy nhiên, để xác định bảng kê là một bộ phận của hóa đơn thì việc đóng dấu treo cho bảng kê là một việc làm cần thiết. Thông qua đó, xác đinh được thông tin trên bảng kê là chính xác, không bị giả mạo.

Trên đây là toàn bộ nội dung các quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp cần lưu ý những quy định của từng nơi để nắm được thông tin cụ thể nhằm đảm bảo các nghĩa vụ và quyền lợi chính đáng, hợp pháp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY