XỬ LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ SAI SÓT THEO NGHỊ ĐỊNH 119/2018/NĐ-CP VÀ THÔNG TƯ 68/2019/TT-BTC

Ngày 30/09/2019, Bộ Tài chính chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều theo Nghị định 119/2018 ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ. Thông tư hướng dẫn cụ thể nhiều nội dung mới, thay thế hoàn toàn Thông tư 32/2011/TT-BTC đang áp dụng thời điểm hiện tại. Tại bài viết này, EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn kế toán doanh nghiệp xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Thời điểm có hiệu lực của Thông tư 68/2019/TT-BTC là 14/11/2019, tuy nhiên tại giai đoạn chuyển tiếp từ 14/11/2019 đến 31/10/2020 thì các Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và các văn bản quy định kèm theo vẫn còn hiệu lực áp dụng. Do vậy, với các đơn vị đang sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì tiếp tục áp dụng quy định cũ, ngoại trừ các trường hợp có thông báo chuyển đổi sang Nghị định 119/2018/NĐ-CP của cơ quan thuế.

Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cụ thể cho Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì trong quá trình tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử mà phát hiện nội dung bị sai sót thì sẽ xử lý như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế bị sai sót

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, khi phát hiện nội dung hoá đơn bị sai sót thì tuỳ theo từng trường hợp mà có các xử lý cụ thể:

Trường hợp 1: Bên bán phát hiện hoá đơn được lập sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục Thông tư 68) về việc hủy hóa đơn sai. Sau đó lập hóa đơn điện tử mới gửi  cơ quan thuế cấp mã để thay thế cho hoá đơn sai. Kế toán doanh nghiệp cần lưu ý với hoá đơn mới này không có nội dung “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số…kí hiệu hóa đơn…số hóa đơn…,ngày…tháng…năm…”
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của mình.

Trường hợp 2: Bên bán hoặc bên mua phát hiện hoá đơn được lâp bị sai sót

Trường hợp hoá đơn điện tử có mã xác thực đã được gửi cho người mua, bên bán hoặc bên mua phát hiện nội dung hoá đơn có sai sót thì không phân biệt đã kê khai thuế hay chưa, đều xử lý theo nguyên tắc sau:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và không phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế. Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu mẫu số, kí hiệu hóa đơn…số hóa đơn …, ngày…tháng…năm”. Sau khi nhận được Mẫu số 04, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót, cấp mã xác thực cho hoá đơn thay thế mới lập.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót

• Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông  báo của cơ quan thuế, người bán kiểm tra và gửi Mẫu số 04 để thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế cấp mã xác thực để gửi cho người mua
• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý:  Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu của đơn vị, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Xử lý đối với hóa đơn điện tử sai sót không có mã xác thực của cơ quan thuế

Đối với doanh nghiệp, tổ chức sử dụng giải pháp hoá đơn điện tử của nhà cung cấp trung gian, khi phát hiện hoá đơn điện tử không có mã bị sai sót về nội dung thì xử lý cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử sai sót về tên, địa chỉ người mua

• Hoá đơn điện tử được lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và không lập lại hóa đơn.
• Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã báo cáo với cơ quan thuế thì người bán gửi Mẫu số 04 thông báo cơ quan thuế xử lý dữ liệu hoá đơn sai sót.

Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập phải có dòng chữ “ Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số…ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…,ngày..tháng..năm…”
• Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thay thế mới rồi gửi cho người mua.
• Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho cơ quan thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện ra sai sót

Trường hợp sau khi  nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì quy trình xử lý như sau:

• Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.
• Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện gửi Mẫu số 04 thông báo về việc hủy hóa đơn (nếu có)
• Nếu người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Trường hợp này người bán không cần lập văn bản thoả thuận với người mua.
• Trường hợp người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông  báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

AnhNTH

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử