Quy định khi sử dụng hóa đơn xuất khẩu hàng hóa - Hướng dẫn cách viết hóa đơn xuất khẩu tại chỗ

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay thì xuất khẩu hàng hóa được coi là hướng đi mới, mở ra cơ hội cho rất nhiều doanh nghiệp. Theo đó, việc nắm vững được cách viết hóa đơn xuất khẩu hàng hóa sao cho đúng ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết.

1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?

Khi viết hóa đơn xuất khẩu phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật

Trước khi tìm hiểu cách viết hóa đơn xuất khẩu, chúng ta cần hiểu rõ hóa đơn xuất khẩu là gì? Hóa đơn xuất khẩu hay hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial invoice) là loại hóa đơn được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trong hoạt động xuất khẩu, bán hàng hóa vào khu phi thuế quan.

Bên cạnh đó, hóa đơn xuất khẩu còn được dùng trong các trường hợp được coi như xuất khẩu như gia công chuyển tiếp, xuất khẩu tai chỗ,… Cùng với đó là các hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại.

2. Hóa đơn điện tử trong xuất khẩu và nhập khẩu

Trường hợp sử dụng hóa đơn GTGT thì khi cần ghi đầy đủ các tiêu thức trên hóa đơn

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn chi tiết đối với những đơn vị xuất khẩu hàng hóa sẽ sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn thương mại theo quy trình cũ. Theo đó, đối với kế toán khi làm việc tại các doanh nghiệp xuất khẩu cần lưu ý:

2.1. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ ủy thác

Nếu nhập khẩu ủy thác mà doanh nghiệp đã nộp thuế GTGT ở nhập khẩu thì cần thực hiện trả cho những đơn vị đi ủy thác nhập khẩu sẽ thực hiện kèm theo hóa đơn điện tử để thực hiện lưu thông hàng hóa và những đơn vị đi ủy thác này sẽ sử dụng hóa đơn điện tử nhận được để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT

Nếu nhập khẩu ủy thác mà doanh nghiệp chưa nộp thuế GTGT thì khi trả hàng cho đơn vị ủy thác nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ xuất kèm hóa đơn những hàng hóa trả cùng hóa đơn GTGT phí dịch vụ cho đơn vị ủy thác sẽ khác sau khi nộp đầy đủ thuế GTGT ở khâu nhập khẩu trước đó.

2.2. Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ

Khi gửi hàng ủy thác xuất khẩu cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp nhận ủy thác sẽ sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử để lưu thông hàng hóa.

Khi hàng hóa được xác nhận của cơ quan hải quan và căn cứ vào những chứng từ đối chiếu thì cơ sở gửi ủy thác sẽ xuất hóa đơn GTGT để thực hiện kê khai nộp thuế/hoàn thuế GTGT hoặc là hóa đơn bán hàng điện tử.

Với những đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng điện tử để xuất cho khác hàng là người nước ngoài

Lưu ý:  trường hợp tự xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ gồm cả những cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu, đơn vị xuất khẩu sẽ sử dụng dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường khi thực hiện xuất hàng hóa vận chuyển đến cửa khẩu và nơi làm thủ tục hải quan.

2.3. Cách viết hóa đơn cho hàng hóa xuất khẩu hiện nay

Để hiểu rõ cách viết hóa đơn xuất khẩu đúng theo quy định của pháp luật, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức cần hiểu rõ và căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành.

Khi viết hóa đơn để xuất  khẩu hàng hóa vào khu chế xuất, khu phi thuế quan thì doanh nghiệp sẽ sử dụng 1 trong 2 loại là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.

Trường hợp sử dụng hóa đơn GTGT thì khi viết, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức cần ghi đầy đủ các tiêu thức trên hóa đơn. Ngoài ra hóa đơn thuế Giá trị gia tăng, người viết phải có dòng thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán phải ghi bằng số và bằng chữ. Trong đó, dòng thuế suất sẽ ghi bằng 0% và dòng tiền thuế GTGT cũng ghi bằng 0.

Nếu xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thì các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức phải sử dụng hóa đơn thương mại, đồng thời phải có phiếu xuất kho để làm căn cứ mở tờ khai hải quan.

Nếu là các doanh nghiệp xuất khẩu song kê khai theo theo phương pháp trực tiếp thì sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng bình thường, cách viết cũng giống như khi thực hiện mọi hóa đơn bán hàng thông thường khác.

3. Quy định về việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa

Quy định về việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ

3.1. Quy định về hóa đơn xuất khẩu

Quy định về hóa đơn trong hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu được nêu rõ tại công văn 2054/TCHQ-GSQL. Đầu tiên, hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu bắt buộc được nêu tại Điều 24 Luật Hải quan gồm:

- Hợp đồng thương mại -  Sales Contract;

- Hóa đơn thương mại - Commervial Invoice;

- Phiếu đóng gói - Packing list;

- Vận đơn - Bill of lading;

- Tờ khai hải quan - Customs Declaration; 

Do vậy, trước đây hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu không bắt buộc phải phát hành thêm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, các đơn vị xuất khẩu hàng hóa phải chú ý:

“Khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan sẽ phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử” và trường hợp theo thông lệ thương mại quốc tế mà doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại thì cơ quan Thuế không quản lý.

Lưu ý:

- Đối với các doanh nghiệp kê khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ được sử dụng hóa đơn GTGT (theo mẫu quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC);

- Đối với các doanh nghiệp kê khai, tính thuế theo phương pháp trực tiếp (tính thuế GTGT trực tiếp) sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng (theo mẫu quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC);

- Đối với các doanh nghiệp nằm trong khu vực phi thuế quan sử dụng hóa đơn bán hàng và ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (Theo Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Như vậy, tại thời điểm làm thủ tục hải quan, cơ quan hải quan chỉ sử dụng hóa đơn thương mại để tiến hành các thủ tục hải quan. Về phía doanh nghiệp sẽ xác định thời gian hoàn thành thủ tục hải quan để tiến hành lập và phát hành hóa đơn xuất khẩu theo quy định.

3.2. Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu theo Nghị định 123

Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu như sau:

“Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn GTGT điện tử. Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn GTGT cho hàng xuất khẩu.”

Vậy, thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu là thời điểm hoàn tất các thủ tục hải quan (tức ngày xác nhận thông qua), căn cứ theo ngày đã lập hóa đơn xuất khẩu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

4. Cách viết hóa đơn xuất khẩu tại chỗ

Hướng dẫn cách viết hóa đơn xuất khẩu tại chỗ

4.1. Quy định về việc sử dụng hóa đơn xuất khẩu tại chỗ

Trước khi tìm hiểu về cách viết hóa đơn xuất khẩu tại chỗ, các đơn vị cần phải nắm rõ quy định liên quan. Theo quy định tại khoản 1, 3 Điều 86 Thông tư 38/2015/TT-BTC, thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ như sau”

“Hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ gồm:

- Sản phẩm gia công, máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định 187/2013/NĐ-CP;

- Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;

- Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp VN với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiệu diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao, nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam.”

4.2. Cách viết hóa đơn xuất khẩu tại chỗ

Với giao dịch xuất khẩu hàng hóa tại chỗ được chỉ định giao hàng tại Việt Nam, bên bán sử dụng hóa đơn GTGT. Khi đó người bán lập hóa đơn tương tự cách viết hóa đơn xuất khẩu được hướng dẫn ở trên và lưu ý:

- Thông tin người mua vẫn là bên nước ngoài;

- Trên hóa đơn cần thể hiện thêm thông tin của doanh nghiệp nhập khẩu và địa điểm giao hàng tại Việt Nam.

Ngoài ra, theo hướng dẫn tại Công văn số 3856/CT-TTHT Cục thuế HCM, đối với hóa đơn hàng hóa xuất khẩu tại chỗ “tên đơn vị bán hàng (ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị bán tại VN), tên đơn vị mua hàng (ghi tên thương nhân nước ngoài)” và ghi rõ trên hóa đơn “hàng hóa xuất khẩu tại chỗ theo hợp đồng số…. ngày… tháng…năm…, tên doanh nghiệp xuất khẩu và địa điểm giao hàng tại Việt Nam”.

Trên đây là các quy định của pháp luật và cách viết hóa đơn xuất khẩu theo quy định hiện hành. Hãy thường xuyên cập nhật những quy định mới của pháp luật để viết hóa đơn luôn đúng và hợp lệ nhé.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhNTH