Giải đáp ngay: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Giai đoạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử ngày càng gấp rút khi thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc ngày càng đến gần. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử chắc hẳn rất nhiều kế toán đang có một thắc mắc chung về Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Bản thể hiện có gì khác với bản gốc? mà chưa thể tìm ra câu trả lời. Hãy cùng EFY Việt Nam tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hoá đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung  cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

- Hiện nay, định dạng dữ liệu điện tử đang được sử dụng cho hoá đơn điện tử là XML, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn bản thể hiện thông tin trực quan cho hoá đơn điện tử thường được sử dụng PDF tương ứng như một tờ hóa đơn điện tử giấy thông thường. Theo đó, các doanh nghiệp bán hàng khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần đồng thời lưu cả file định dạng PDF và XML.

- Ngoài ra, một số trường hợp nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khi đó, hóa đơn giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ thông tin được lưu trữ trên hoá đơn gốc, được thể hiện trực quan tương đương như hoá đơn giấy để thuận tiện cho việc đọc, kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Bản thể hiện của hoá đơn điện tử

2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải thỏa mãn những yêu cầu gì?

Thực chất bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử chỉ là phương thức chuyển đổi từ dữ liệu công nghệ ra hình thức trực quan thuận tiện cho việc xem thông tin nên bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung như đối với hóa đơn điện tử bình thường.

Theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành mới đây nhất quy định nội dung hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền phải thanh toán.
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).
• Thời điểm cần lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.

Ngoài việc đảm bảo các yêu cầu về hóa đơn điện tử, bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn điện tử file gốc là file XML, còn file PDF khách nhận được đó là bản thể hiện của file gốc XML đó.
• Đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử dạng giấy, hóa đơn cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đồng thời có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Để doanh nghiệp trang bị đầy đủ kiến thức về hóa đơn điện tử, Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam sẵn sàng cung cấp các tài liệu mới nhất cũng như các thông tin hỗ trợ của cán bộ chi cục thuế các quận, huyện về hóa đơn điện tử.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HanhPTT