Hoá Đơn Điện Tử Có Mấy Liên? – Quy Định Về Liên Của Hoá Đơn Điện Tử Khác Gì So Với Hoá Đơn Giấy?

Liên hoá đơn là một khái niệm quen thuộc trong hóa đơn giấy, mỗi liên với mục đích sử dụng và người nhận khác nhau. Tuy nhiên khi triển khai hóa đơn điện tử, khái niệm “Liên hóa đơn” không còn tồn tại nữa. Vậy hoá đơn điện tử có mấy liên, khác gì với liên hoá đơn giấy?

Hoá đơn điện tử có mấy liên?

1. Hoá đơn truyền thống (hoá đơn giấy) có mấy liên?

“Liên hóa đơn” được định nghĩa là các tờ trong cùng một số hóa đơn được sử dụng cho các mục đích khác nhau. Theo đó, mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, bao gồm:

+ Liên 1: Phục vụ người bán lưu trữ

+ Liên 2: Giao cho người mua. Hai liên đầu tiên của hóa đơn là các liên bắt buộc có vì được sử dụng để xác nhận về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Đây cũng là căn cứ phục vụ cơ quan chức năng thanh kiểm tra.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi sẽ được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo lập hóa đơn quy định.

Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ thì hoá đơn phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Hoá đơn giấy có mấy liên?

Đối với các loại tài sản cần phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì các tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền cần phải tạo và phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, 2 liên giao cho người mua bao gồm: liên 2 giao cho người mua và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.

Trường hợp các tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

2. Hoá đơn điện tử có mấy liên, khác gì so với hoá đơn giấy

Hóa đơn điện tử là hoá đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập và ký số theo các quy định hiện hành. Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file: file gốc dữ liệu hóa đơn (định dạng file XML) và bản thể hiện của hóa đơn (thường là file PDF) với nội dung, hình thức như một tờ hóa đơn thông thường. File XML là file hóa đơn gốc có giá trị pháp lý tương đương như hóa đơn giấy, thể hiện đầy đủ thông tin hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử được quy định rõ ràng theo pháp luật. File dữ liệu hoá đơn này được lưu trữ bằng nhiều hình thức khác nhau từ email, google driver, điện thoại, USB, máy tính,…

Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên giao cho các bên phục vụ lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử lại có 1 bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn điện tử), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn điện tử) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác và sử dụng dữ liệu thể hiện trên một bản hóa đơn duy nhất đó.

Hoá đơn điện tử của EFY Việt Nam

Tại Công văn số 1721/TCT-DNL, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể: “HDĐT không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu số hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.”

Ví dụ: Với hóa đơn điện tử có mẫu số: 01GTKT0/001 thì trong đó: 01 thể hiện loại hóa đơn, GTGT: tên hóa đơn (Giá trị gia tăng), 0: số liên hóa đơn, 001: mẫu thứ nhất.

Như vậy, việc hóa đơn điện tử không có liên là một trong những khác biệt lớn nhất so với hóa đơn giấy. Điều này góp phần đơn giản hóa quy trình, cắt giảm chi phí in ấn, nhất quán thông tin về hoá đơn và quan trong nhất là giúp cho việc quản lý thông tin hóa đơn của doanh nghiệp được dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả hơn với cả người bán, người mua và cả cơ quan thuế.

Như vậy, với việc triển khai hóa đơn điện tử, kế toán viên các doanh nghiệp, tổ chức đã loại bỏ được định nghĩa “Liên hóa đơn” và hiểu hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu duy nhất, sử dụng được cho tất cả các mục đích.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT