Người Mua Có Thể Tự Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Thành Chứng Từ Giấy Được Không? | iHOADON

Trong các giao dịch hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp, nhiều trường hợp người mua nhận được hóa đơn từ người bán qua Email/SMS nhưng lại có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Liệu việc chuyển đổi này của người mua có hợp pháp? Và nếu hợp pháp thì người mua cần thao tác những gì để có thể giúp người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.

Người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử

1. Quy định về việc người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.”

Bên cạnh đó, tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:

“1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

Như vậy, nếu hóa đơn điện tử là hợp pháp, người mua hoàn toàn có thể tự chuyển đổi thành chứng từ giấy để phục vụ lưu trữ nội bộ.

2. Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhanh chóng, đơn giản

Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử

Để người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để lưu trữ nội bộ cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Tải file gốc định dạng XML của hóa đơn điện tử về máy tính

- Sau khi nhận được email thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử từ người bán, người mua thực hiện tra cứu hóa đơn trên website http://ihoadon.vn và chọn chức năng “Tra cứu” trên giao diện trang chủ.

- Tiếp theo, bạn cần nhập số hóa đơn và mã tra cứu (chuỗi xác thực hóa đơn) đã được cung cấp bởi hệ thống phần mềm hóa đơn khi được xuất thành công. Sau đó chọn nút “Tra cứu”.

Trường hợp đã có file hóa đơn điện tử gốc định dạng XML, người dùng cũng hoàn toàn có thể chuyển đổi để đọc được dữ liệu bằng cách chọn hình thức tra cứu “Từ file”.

- Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hóa đơn bạn cần tìm kiếm sẽ được hệ thống cho hiển thị. Tại đây, bạn kiểm tra thông tin hóa đơn chính xác và chọn file tải về tại chức năng “Chuyển đổi để lưu trữ”.

Bước 2: Nhập tên người thực hiện chuyển đổi và in thành chứng từ giấy

Bước 3: Ký tên xác nhận người thực hiện chuyển đổi trên chứng từ giấy 

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn thì người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử cần lưu ý:

- Chứng từ giấy đã in chuyển đổi phải được người thực hiện chuyển đổi ký và ghi rõ họ tên.

- Chứng từ giấy đã in chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.

Vì vậy, khi hóa đơn điện tử được chuyển đổi (in), người thực hiện chuyển đổi (người in) cần ký xác nhận và ghi chính xác ngày thực hiện chuyển đổi để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn chuyển đổi.

Bài viết trên đây, EFY Việt Nam đã có những giải đáp cụ thể liên quan đến tính hợp lệ và cách thức người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Doanh nghiệp cần ghi nhớ và nắm vững thông tin này để thuận tiện và dễ dàng hơn khi muốn chuyển đổi hóa đơn mua vào của doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT