Giải đáp: Sử dụng hai mẫu hóa đơn điện tử song song có hợp pháp không?

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng kết hợp 2 mẫu hóa đơn điện tử. Chính vì vậy, có nhiều đơn vị thắc mắc, theo quy định của pháp luật hiện nay, việc sử dụng hai mẫu hóa đơn điện tử song song có hợp pháp hay không? Sau đây iHOADON sẽ giúp các bạn giải đáp vấn đề này.

Kể từ ngày 01/07/2022 toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh sẽ phải thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC (trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1, Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập HĐĐT để sử dụng HĐĐT và truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế thì thực hiện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). 

Trước đó, từ tháng 11/2021 tại 6 tỉnh, thành phố đã triển khai áp dụng sử dụng HĐĐT là: TP. Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định cho thấy có rất nhiều tiện ích của HĐĐT, cũng như mang lại những lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp.

1. Có được sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song không?

Khoản 1 Điều 4 tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành quy định:

- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

+ “1C22TAA” - là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “2C22TBB” - là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “1C23LBB” - là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ “1K23TYY” - là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2023 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “1K22DAA” - là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2022 và là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ “6K22NAB” - là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

+ “6K22BAB” - là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Cùng với đó, quy định về hóa đơn do Cục Thuế đặt in tại Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 78 có nội dung như sau:

“Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu)”.

Đồng thời, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 5, Điều 5, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, các tổ chức, đơn vị  kinh doanh được phép sử dụng nhiều hình thức hóa đơn song song tùy thuộc theo nhu cầu sử dụng: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song cùng lúc miễn sao ký hiệu, mẫu số đảm bảo đáp ứng đúng theo quy định tại TT78/2021/TT-BTC.

2. Các bước chuyển đổi sang HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định mới

Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu quy định

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến CQT. Thông tin tờ khai được tiếp nhận và gửi thông báo về cho doanh nghiệp qua cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Đợi kết quả phản hồi từ Tổng cục Thuế

Thời gian phản hồi về việc đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp sẽ có kết quả trong 1 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về cho doanh nghiệp theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT:

+ Trường hợp tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp xuất HĐĐT theo Thông tư 78.

+ Trường hợp tờ khai bị từ chối, doanh nghiệp cần xem xét lại thông tin và điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định và thực hiện các bước trên.

Bước 3: Hủy bỏ hình thức hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng theo TT32

Doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận việc sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78 từ Tổng cục Thuế, cần thao tác hủy hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng theo TT32.

Bước 4: Tạo lập, phát hành, lưu trữ HĐĐT

3. Thời điểm áp dụng HĐĐT cho các doanh nghiệp trên cả nước

Các doanh nghiệp cần chuyển đổi HDDT trước tháng 04/2022

Theo Quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 24/02/2022 của Bộ Tài chính, việc áp dụng HĐĐT đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong giai đoạn 2 sẽ được triển khai trên cả nước, cụ thể là 57 tỉnh, thành phố. Theo quy định này, kể từ tháng 04/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên cả nước phải chuyển sang sử dụng HĐĐT.

Với hình thức chuyển đổi số, áp dụng HĐĐT, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập HĐĐT để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

SenNTH